Quy trình thanh toán

Ngày đăng: 28/08/2015 15:18:59

ĐIỀU KIỆN ĐƯỢC TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN

Tùy theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh để áp dụng các điều kiện sau:
1. Nội dung chi theo Quy chế thu chi nội bộ hoặc theo dự toán NS trường giao thực hiện nhiệm vụ năm, hoặc thực hiện nhiệm vụ theo Quyết định của BGH;
2. Có dự toán chi tiết được phê duyệt (đối với Dự toán giao hoặc theo Quyết định)
3. Cán bộ, viên chức (CB,VC) thanh toán, tạm ứng là CB,VC được đơn vị phân công làm công tác thanh toán của đơn vị. Trừ những trường hợp được phân công trực tiếp khi đơn vị làm đầu mối thực hiện công việc, hoặc thanh toán trực tiếp cho cá nhân người được thanh toán.
4. Giấy đề nghị tạm ứng phải ghi rõ thời hạn thanh toán tạm ứng, thời hạn thanh toán sau 5 ngày kể từ ngày kế hoạch công việc được giao hoàn thành. Một công việc tạm ứng nhiều lần (02 lần trở lên) phải thanh toán tạm ứng lần trước mới tạm ứng lần sau (có xác nhận của viên chức phòng Tài chính - Kế toán được phân công thanh toán);
 5. Các khoản tạm ứng quá hạn (45 ngày làm việc) không thực hiện thanh toán tạm ứng, Nhà trường thực hiện trừ lương và đánh giá xếp loại lao động  theo Quy chế thu chi nội bộ.
6. Đối với những khoản tạm giữ (các đề tài, dự án gửi) chỉ thực hiện chi trả khi số phát sinh đã được cập nhật vào hệ thống tài khoản của trường (dư có ở TK 3318)
CB-VC phòng Tài chính – Kế toán được phân công theo dõi thanh toán theo từng nguồn kinh phí phải thực hiện đúng điều kiện và quy trình thanh toán nếu thực hiện sai chịu trách nhiệm trước Phòng và Quy chế của Nhà trường.

 QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ THANH TOÁN BẰNG TIỀN MẶT

1. Người thanh toán tập hợp chứng từ kèm Giấy đề nghị thanh toán (mẫu C37-HD – Mẫu số 01) chuyển cho Kế toán Thanh toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ.
2. Nếu chứng từ không hợp lệ, Kế toán chuyển trả người thanh toán để yêu cầu hoàn chỉnh lại hồ sơ. Nếu chứng từ hợp lệ, Kế toán thanh toán kiểm soát, trình Kế toán Trưởng và Hiệu trưởng (hoặc Phó hiệu trưởng được uỷ quyền) duyệt chi.
3. Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng được uỷ quyền) đồng ý duyệt chi, chứng từ được chuyển cho Kế toán thanh toán để lập Phiếu chi (Mẫu phiếu chi: C31 – BB – Mẫu số 02)
4. Phiếu chi sau khi lập sẽ được chuyển cho Thủ quỹ thực hiện chi tiền, người nhận tiền phải trực tiếp ký vào phiếu chi, ghi số tiền nhận được bằng chữ và nhận tiền (Hạn chế trường hợp ký thay, trừ trường hợp đặc biệt).

THEO DÕI VÀ THANH TOÁN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRƯỜNG GIAO ĐỂ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC
1. Tạm ứng  để thực hiện nhiệm vụ có giao dự toán chi NS Trường
- Các đơn vị căn cứ vào kế hoạch công việc có giao dự toán chi, lập dự toán chi tiết có xác nhận của lãnh đạo đơn vị hoặc người được giao chủ trì công việc theo Quyết định.
- Người nhận tạm ứng cần hoàn chỉnh Giấy đề nghị tạm ứng (C32-HD – Mẫu số 03) đính kèm chứng từ liên quan đến việc tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng cần đầy đủ các nội dung các chữ ký theo các chức danh thuộc thẩm quyền duyệt chi và ghi rõ thời hạn thanh toán.
-  Cán bộ phòng TC-KT được phân công theo dõi có trách nhiệm thẩm định dự toán (đối chiếu với dự toán Nhà trường đã giao - có chi tiết).Trình lãnh đạo phòng và BGH ký duyệt
-  Sau khi khoản tạm ứng đã được duyệt, kế toán thanh toán thông báo cho đơn vị lập dự toán đến tạm ứng kinh phí
-  Kế toán vào phiếu chi tạm ứng và nhập số kinh phí rút dự toán (có Tài khoản 0DTC)
2. Thanh toán trực tiếp khi thực hiện KH nhiệm vụ giao
- Điều kiện thanh toán.
+ Có dự toán chi tiết đã được duyệt (quy trình như mục 1) đơn vị không tạm ứng kinh phí.
+ Kế hoạch công việc đã được thực hiện (có sản phẩm hoặc xác nhận hoàn thành công việc của người có thẩm quyền).
- Thực hiện thanh toán.
+ Kế toán thanh toán có trách nhiệm thẩm định chứng từ chi tiết chi theo dự toán đã duyệt.
+ Lập chứng từ thanh toán theo quy định
+ Nếu số thanh toán lớn hơn hoặc nhỏ số dự toán thì phải thêm bút toán có TK: 0DTC số chênh lệch (nếu nhỏ hơn thì vào âm)
3. Thanh toán tạm ứng (hoàn tạm ứng)
- Hồ sơ:
+ Dự toán đã được phê duyệt
+ Quyết định thực hiện công việc được giao (cá biệt)
+ Xác nhận hoàn thành KH công việc được giao (sản phẩm)
+ Chứng từ thanh toán chi tiết đúng với dự toán được duyệt.
+ Giấy thanh toán tạm ứng (C33-HD - Mẫu số 04)
+ Nếu có nhiều chứng từ cần làm bảng kê chứng từ thanh toán theo mẫu số 05
- Người thanh toán tạm ứng là người tạm ứng dự toán

THỦ TỤC VÀ QUY TRÌNH THANH TOÁN CHUYỂN KHOẢN
- Kế toán nhận hồ sơ, chứng từ và kiểm tra ngay. Nếu chứng từ chưa hợp lệ sẽ từ chối chuyển khoản và hướng dẫn người đi thanh toán thủ tục để hoàn thiện hồ sơ chuyển tiền (Trường hợp chứng từ nhiều, kế toán thanh toán nhận hồ sơ để thẩm định và hoàn trả lại nếu có sai sót vào ngày hôm sau).
- Hồ sơ chuyển tiền:
+ Biên nhận séc: có đầy đủ chữ ký của người nhận séc, xác nhận bộ phận, kế toán trưởng và BGH duyệt (Biên nhận séc - Mẫu số 06)
+ Hợp đồng, thanh lý hợp đồng (Nếu tạm ứng thì chỉ có hợp đồng) có đầy đủ chữ ký và dấu của hai bên ký hợp đồng
+ 03 báo giá (đối với những khoản chi mua sắm): Trong đó có 01 báo giá được duyệt có đầy đủ chữ ký của người được giao nhiệm vụ thẩm định giá và ký duyệt báo giá của các đơn vị liên quan.
+ Dự toán, quyết toán theo quy định của chi đầu tư, xây dựng đối với các khoản chi sửa chữa, xây dựng.
+ Đối với những khoản chi mua sắm, sửa chữa nếu giá trị hợp đồng từ 20.000.000đồng trở lên phải có quyết định lựa chọn nhà cung cấp của BGH (mua hàng theo hình thức chào hàng cạnh tranh) và quyết định chỉ định thầu (mua theo hình thức chỉ định thầu)
- Kế toán giao dịch sẽ trình ký uỷ nhiệm chi và chuyển tiền sau 3 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ, chứng từ đề nghị chuyển tiền (đã hợp lệ) các đơn vị đề nghị chuyển tiền

 

QUY TRÌNH THỦ TỤC THANH TOÁN CHI TIẾT

1.THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG CHO LAO ĐỘNG THỬ VIỆC

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Hợp đồng lao động ký với Nhà trường

01 bản photo

 

2

Giấy đề nghị thanh toán

- Mẫu C37-HD – Mẫu số 01
- Ghi đầy đủ thông tin và có xác nhận của phụ trách đơn vị

 

2. THANH TOÁN TIỀN HỌC BỔNG, TCXH CHO SV

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Giấy xác nhận của khoa

 

 

2

Thẻ sinh viên (sinh viên đang học) hoặc chứng minh thư nhân dân (sinh viên đã ra trường).

 

 

3.THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ TRONG NƯỚC
* Văn bản áp dụng:
+ Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày  06  tháng 7  năm2010 về chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan Nhà nước và đơn vị sự nghiệp.
+  Điều 24 quy chế thu chi nội bộ quy định về chế độ công tác phí trong nước của Trường Đại học Kinh tế quốc dân
3.1. Tạm ứng


TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính

( Nếu có)

 

2

Quyết định của Hiệu trưởng cử đi công tác

1 bản gốc

 

3

Dự toán kinh phí cho đoàn công tác

 

Mẫu số 07

4

Tiền vé máy bay:

  1. Nhỏ hơn 5 triệu (3 báo giá, vé điện tử, hóa đơn)
  2. Từ 20 triệu (3 báo giá, Quyết định lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, hóa đơn, vé điện tử xác nhận đặt chỗ)

Với đối tượng được TT tiền vé máy bay

 

 

 

 

 

- Thời gian: Khi có quyết định được cử đi công tác trưởng đoàn hoặc cán bộ giảng viên phải chuyển hồ sơ xuống Phòng TC-KT trước 02 ngày làm việc để làm thủ tục tạm ứng cho đoàn.
- Hồ sơ tạm ứng

3.2. Thanh toán tạm ứng:
- Thời gian: Trong thời gian 7 ngày kể từ khi đoàn về, trưởng đoàn hoặc người được cử đi công tác phải chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT để làm thủ tục quyết toán cho đoàn.
- Hồ sơ thanh toán tạm ứng:

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Quyết toán kinh phí cho đoàn đi công tác

Phòng TC - KT xem xét và trình ban giám hiệu

 

2

Giấy đi đường

- Giấy đi đường hợp lệ phải có xác nhận của nơi đến công tác hoặc nơi tổ chức hội thảo, hội nghị, tập huấn...
- Đi dự hội nghị, hội thảo, dự họp... phải kèm giấy mời hoặc giấy triệu tập và được sự đồng ý của lãnh đạo đơn vị và BGH
- Riêng CBGD đưa sinh viên đi thực tập phải kèm theo Quyết định triển khai đi thực tập.

mẫu số 08

3

Vé máy bay, tàu xe

- Nếu đi bằng phương tiện máy bay: Hóa đơn GTGT, vé điện tử, thẻ lên máy bay (Boarding Pass). 
- Nếu đi bằng phương tiện tàu hỏa, ô tô thì có cuống vé tàu và vé xe hợp lệ`

 

4

Giấy đề nghị thanh toán tiền phòng nghỉ

- Kế toán thanh toán căn cứ vào vé tàu, xe và ngày đi, về trên quyết định cử người đi công tác để thanh toán số ngày lưu trú và ngày ngủ trọ của cán bộ. Thanh toán tiền thuê phòng hoặc khoán ngủ theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Nhà trường. Nếu là thuê phòng thì phải có hoá đơn GTGT của nơi nghỉ
- Trường hợp đi công tác mà không có hoá đơn tài chính thì thanh toán tiền ở bằng mức khoán được quy định tại quy chế thu chi nội bộ (Mức khoán theo vùng)

Mẫu C37-HD – Mẫu số 01

5

Giấy đề nghị thanh toán tiền ăn và tiêu vặt (Phụ cấp lưu trú)

150.000đ/ngày/người (khoán)

Mẫu C37-HD – Mẫu số 01

6

Vé taxi

- Nếu số tiền đi taxi trên 200.000 phải có hoá đơn tài chính

 

 

7

Thuê xe

- Trong trường hợp không đi xe cơ quan, mà phải thuê xe ngoài, thì phải có tờ trình được Hiệu trưởng phê duyệt về việc thuê xe ngoài, giá thuê xe phải được phòng TC-KT thẩm định. Có hợp đồng (chi tiết quãng đường, lịch trình đi, thời gian đi về); thanh lý hợp đồng và hóa đơn tài chính.

 

3.3. Thanh toán trực tiếp:
Trường hợp đơn vị cá nhân có quyết định được cử đi công tác không làm thủ tục tạm ứng kinh phí. Trong thời gian 07 ngày kể từ khi đoàn về phải  chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT làm thủ tục thanh toán (hồ sơ thanh toán giống như trường hợp thanh toán tạm ứng) 
4.THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ NƯỚC NGOÀI
* Văn bản áp dụng:
- Thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21 tháng 6 năm 2012của Bộ tài chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ và công chức nhà nước đi công tác ngứn hạn ở nước ngoài do ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí và các văn bản hiệp định, thỏa thuận khác nếu có.
- Quy định về chế độ công tác phí nước ngoài cho cán bộ, giảng viên thuộc các dự  án liên kết đào tạo với nước ngoài.
4.1. Tạm ứng công tác phí
 - Thời gian:  Khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền. Trưởng đoàn hoặc cán bộ, giảng viên được cử đi công tác, học tập phải hoàn thiện thủ tục và chuyển cho Phòng TC-KT trước (07 ngày làm việc) để làm thủ tục tạm ứng với Kho Bạc mua ngoại tệ cho đoàn theo quy định.
- Hồ sơ tạm ứng

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại CT

Ghi chú

1

Quyết định cử đi công tác

Hiệu trưởng ký duyệt (2 bản: 1 gốc + 1 bản sao)

 

2

Dự toán kinh phí cho đoàn công tác

Được  phòng TC-KT thẩm định  và Hiệu trưởng (phó hiệu trưởng phụ trách tài chính )duyệt

Mẫu số 07

3

Lịch trình công tác

Kế hoạch làm việc trong thời gian đi công tác

 

4

Tiền vé máy bay
-Nhỏ hơn 5 triệu (3 báo giá, vé điện tử, hóa đơn)
- Từ 20 triệu (3 báo giá, Quyết định lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, hóa đơn, vé điện tử xác nhận đặt chỗ)

Trường hợp sử dụng kinh phí của trường

 

5

Thư mời có liên quan đến chi phí tài chính

Bản gốc + 01 bản dịch có chữ ký người dịch và xác nhận

Nếu có

6

Đơn xin mua và mang ngoại tệ ra nước ngoài

Mẫu của Ngân hàng

 

4.2. Thanh toán tạm ứng
- Thời gian
Trong thời gian 10 ngày kể từ khi đoàn về nước, trưởng đoàn hoặc người được cử đi công tác phải chuyển hồ sơ kèm theo đầy đủ chứng từ cho Phòng TC-KT để làm thủ tục quyết toán.
 - Hồ sơ thanh toán tạm ứng

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Quyết toán kinh phí cho đoàn đi công tác nước ngoài

Được phòng TC-KT thẩm định  và Hiệu trưởng (phó hiệu trưởng phụ trách tài chính )duyệt  (02 bản gốc)

Mẫu số 09

2

Báo cáo kết quả công tác

01 bản

 

3

Hoá đơn GTGT tiền vé máy bay + cuống vé máy bay

 

 

4

Tiền phòng nghỉ

Thanh toán khoán theo thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012. Đối với trường hợp thanh toán theo thực tế thì thanh toán theo quy định tại điểm b khoản 2 điều 3 của thông tư

 

4

Tiền ăn và tiêu vặt

Thanh toán khoán theo thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012

 

5

Tiền thuê phương tiện ra sân bay

Thanh toán khoán theo thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012

 

6

Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày và tiền điện thoại liên lạc

Thanh toán theo hóa đơn nhưng không quá 80 USD/1 người / 1 nước công tác đối với phương tiện đi làm và 80 USD/đoàn đối với tiền điện thoại liên lạc

 

7

Phiếu thu lệ phí visa

 

Nếu có

8

Bảng thông báo tỷ giá của Vietcombank

Căn cứ vào thời gian đi công tác

 

4.3. Thanh toán trực tiếp:
Trường hợp đơn vị cá nhân có quyết định được cử đi công tác không làm thủ tục tạm ứng kinh phí. Trong thời gian 07 ngày kể từ khi đoàn về phải  chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT làm thủ tục thanh toán (hồ sơ thanh toán giống như trường hợp thanh toán tạm ứng) 

5.THANH TOÁN KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI NCKH
5.1. Đề tài 1 năm
- Hồ sơ tạm ứng:

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

- Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài đã được ký với chủ nhiệm đề tài.

 

 

2

Thuyết minh đề tài

 

 

3

- Hợp đồng thuê khoán chuyên môn

- Dự toán kinh phí đi khảo sát;  kinh phí hội thảo thực hiện đề tài đã được duyệt.

- Ký giữa chủ nhiệm đề tài với các thành viên tham gia đề tài theo dự toán kinh phí đề tài đã được duyệt
- Theo dự toán kinh phí đề tài đã được duyệt

 

- Hồ sơ thanh toán

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Hợp đồng thuê khoán chuyên môn

Ký giữa chủ nhiệm đề tài với các thành viên tham gia đề tài theo dự toán kinh phí đề tài đã được duyệt

 

2

Thanh lý hợp đồng thuê khoán chuyên môn

 

 

3

Hoá đơn

Thanh toán cho các khoản chi khác theo thuyết minh như: Văn phòng phẩm, photo tài liệu...

 

4

Giấy đề nghị thanh toán

Thanh toán cho các khoản họp, tiền quản lý của chủ nhiệm đề tài, kế toán đề tài... (chi tiết theo thuyết minh)

 

* Chú ý:
- Sau khi nhận được 1 bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ kế toán giao dịch sẽ lập chứng từ rút kinh phí trình ký và chuyển kho bạc sau 3 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, chứng từ tạm ứng, thanh toán kinh phí thực hiện đề tài NCKH (đã hợp lệ) của các chủ nhiệm đề tài.
-  Kinh phí của đề tài được nhập quỹ hoặc chuyển về tài khoản của trường vào thời điểm nào thì các đề tài mới nhận được kinh phí vào thời điểm đó.
5.2. Đề tài nhiều năm:
- Hồ sơ tạm ứng,thanh toán : như đề tài 1 năm
- Chú ý: Tạm ứng lần 2 chỉ thực hiện được sau khi đã hoàn thành khối lượng công việc của lần tạm ứng 1.

6. TIẾP KHÁCH


TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Kế hoạch tiếp khách

Hiệu trưởng duyệt

 

2

Hóa đơn

Hóa đơn GTGT hợp lệ

 

3

Giấy đề nghị thanh toán

Mẫu đính kèm (C37-HD – Mẫu số 01)

 

7. LÀM THÊM NGOÀI GIỜ, TRỰC ĐÊM

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Bảng chấm công

Có bảng chấm công được Phòng Tổ chức cán bộ xác nhận (Mẫu 10)

 

2

Kế hoạch làm thêm ngoài giờ

Phải có kế hoạch làm thêm ngoài giờ được phòng TCCB và  BGH duyệt.

 

3

Giấy đề nghị thanh toán

Mẫu đính kèm (C37-HD – Mẫu số 01)

 

4

Lưu ý

Ngoài ra nếu nội dung làm thêm có liên quan trực tiếp đến đơn vị nào thì phải có xác nhận của Trưởng hoặc phó đơn vị đó.

 

8. HỘI NGHỊ, HỘI THẢO CHUYÊN MÔN
Căn cứ vào nhu cầu thực tế và tính cấp thiết, Hiệu trưởng đồng ý cho tổ chức Hội thảo bằng văn bản.

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Công văn

Công văn hoặc quyết định đồng ý cho tổ chức hội thảo chuyên môn

 

2

Kế hoạch hội thảo

Trong bản kế hoạch ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, số lượng người, ... của cuộc hội thảo

 

3

Lập dự toán chi tiết

Lập dự toán chi tiết những khoản chi cho Hội thảo thông qua Phòng TC-KT thẩm định, trình Hiệu trưởng ký

 

4

Bảng kê chứng từ thanh toán

Lập bảng kê thứ tự các chứng từ đề nghị thanh toán, trong mỗi phần đề nghị đó đều có các chứng từ kế toán kèm theo và tuân thủ đúng nguyên tắc chi (Mẫu số 05)

 

5

Giấy mời

Kèm theo chứng từ 3-5 giấy mời

 

6

Báo cáo

Lập báo cáo kết quả đạt được của hội thảo và kèm theo báo cáo của báo cáo viên nếu có khoản chi cho báo cáo viên

 

7

Hóa đơn

Nếu có phát sinh mua hàng hóa dịch vụ ≥ 200.000 đồng thì cần có hóa đơn GTGT hợp lệ.

 

8

Chứng từ khác (nếu có)

Bảng kê chi tiền cho người tham dự Hội nghị, hội thảo chuyên môn: (C40a-HD - Mẫu 11)

 

9. THANH TOÁN MUA VẬT TƯ, DỤNG CỤ, THIẾT BỊ VÀ VPP PHỤC CỤ CÔNG TÁC CHUYÊN MÔN


TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Bảng Kế hoạch mua sắm vật tư, dụng cụ, thiết bị, văn phòng phẩm

Bảng kế hoạch, dự trù phải được lập chi tiết, phòng chức năng thẩm định, chuyển phòng TCKT kiểm soát trình Hiệu trưởng duyệt

 

2

Đề nghị mua sắm vật tư, dụng cụ, thiết bị, văn phòng phẩm

Hiệu trưởng phê duyệt

 

3

Báo giá

Của 3 đơn vị kinh doanh khác nhau và được Phòng TC-KT thẩm định

 

4

Quyết định chỉ định chọn đơn vị, nhà cung cấp

Dựa trên 03 báo giá, chọn 01 báo giá hợp lý nhất, Hiệu trưởng ra quyết định chọn nhà cung cấp (đối với những hợp đồng có giá trị từ >20.000.000đ)

 

6

Hợp đồng cung cấp

Chọn đơn vị cung cấp, ký hợp đồng cung cấp. Theo đúng mẫu hợp đồng.

 

7

Hoá đơn tài chính

Hoá đơn tài chính, bản sao kê xuất nhập theo mẫu quy định.

 

8

Phiếu nhập, phiếu xuất

Khi thanh toán kèm phiếu nhập, phiếu xuất để phòng TC-KT theo dõi

 

9

Thanh lý hợp đồng

Chi tiết theo các danh mục vật tư, dụng cụ, thiết bị và VPP. Phù hợp về thời gian.

 

10

Giấy đề nghị thanh toán

Mẫu đính kèm (C37-HD – Mẫu số 01)

 

11

Giấy thanh toán tạm ứng

Mẫu đính kèm (C33-HD – Mẫu số 04

 

10. THANH TOÁN TIỀN MUA VẬT LIỆU SỬA CHỮA, LẮP MẠNG


TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại
chứng từ

Ghi chú

1

Giấy đề nghị sửa chữa, lắp mạng

Có ý kiến của Phòng QTTB và BGH.

 

2

Bảng kê những nguyên vật liệu cần thiết

Có ý kiến của Trung tâm Công nghệ phần mềm và Phòng QTTB

 

3

Báo giá

03 báo giá tại 3 đơn vị cung ứng. Lập biên bản xét chọn báo giá, thành phần gồm: Đơn vị mua, Phòng TCKT và Hiệu trưởng duyệt.

 

4

Hoá đơn

Hoá đơn giá trị gia tăng đối với tổng số tiền ≥ 200.000đ, nếu tổng tiền mua dưới 200.000đ thì cần có hoá đơn bán lẻ của đơn vị cung ứng.

 

6

Biên bản nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu gồm có chữ ký của hai bên, bên A và bên B. Bên A gồm: Đơn vị đề nghị mua hoặc sửa chữa, phòng QTTB, Phòng TCKT; Bên B là đơn vị cung ứng dịch vụ.

 

5

Giấy đề nghị thanh toán

Mẫu đính kèm (C37-HD – Mẫu số 01)

 

MỘT SỐ NỘI DUNG CẦN LƯU Ý
1. Các mẫu, bảng biểu và quy định kế toán phải tuân thủ theo “Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính” và Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006
2. Khi thanh toán thù lao cho cá nhân ngoài Trường, có mức chi từ  2.000.000 đồng đơn vị  phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 10%.
- Đối với cá nhân là người nước ngoài lưu trú ở Việt Nam dưới 183 ngày áp dụng mức khấu trừ 20%
3. Khi mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán chuyển khoản và có đầy đủ các chứng từ theo quy định
4. Các khoản thanh toán trên 200.000 đồng phải có hóa đơn tài chính. (Kể cả trường hợp khi thanh toán tiền mặt tổng số tiền taxi trên 200.000 đồng/lần thanh toán )
5. Đối với chứng từ có nhiều nội dung chi tiền ngoài đề nghị thanh toán thì cần lập bảng kê số tiền của từng nội dung (Theo mẫu đính kèm - mẫu số 05)
6. Những khoản thanh toán cho con người hoặc bồi dưỡng không có trong quy chế chi tiêu nội bộ thì phải được Hiệu trưởng duyệt trước. Sau đó phòng TC-KT kiểm tra tính hợp lý và tiến hành thủ tục thanh toán.