Quy trình thanh toán

Ngày đăng: 22/08/2011 15:18:59

PHẦN II
QUY TRÌNH THANH TOÁN

2.1. Quy định chung
2.1.1. Thời gian
*Theo quy định của Trường, Phòng TC-KT tổ chức thanh toán chi trả các khoản tiền cho cán bộ, giảng viên và người ngoài trường từ ngày thứ 2 đến ngày thứ 6 hàng tuần, trừ các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định chung của Nhà nước.
* Buổi sáng từ 8h đến 11h
* Buổi chiều từ 13h30 đến 16h hàng ngày
Ghi chú:
- Buổi chiều thứ 3, thứ 5 hàng tuần tổ chức chi trả các khoản tiền cho sinh viên, học viên (học phí, học bổng, các khoản trợ cấp theo chế độ, ký túc xá…)
2.1.2. Quy định về lĩnh tiền mặt
 Các đơn vị cá nhân có nhu cầu thanh toán, tạm ứng lĩnh tiền mặt từ 100 triệu đồng trở lên phải đăng ký với Phòng TC-KT trước (01 ngày làm việc) để có kế hoạch rút tiền về quỹ.
2.1.3. Quy định về tạm ứng
 Đơn vị hoặc người đến thanh toán chỉ được tạm ứng tiếp khi đã thanh toán hết khoản tạm ứng trước.
2.1.4. Quy định về thanh quyết toán kinh phí
 Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã kết thúc trong năm tài chính thì chứng từ kế toán phải quyết toán trong năm tài chính đó. Nếu đơn vị, cá nhân không quyết toán đúng thời hạn quy định sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm.
2.2. Khoản chi thường xuyên
2.2.1. Quy định về thanh toán tiền lương và phụ cấp
2.2.1.1. Thanh toán tiền lương cho lao động  thử việc
 Chứng từ cần có khi thanh toán:
-  Hợp đồng lao động ký với Nhà trường (01 bản gốc);
-  Giấy đề nghị thanh toán mấu C37-HĐ có xác nhận của phụ trách đơn vị
2.2.1.2. Thanh toán BHXH (trợ cấp ốm đau dài ngày, trợ cấp sinh con)
Chứng từ cần có khi thanh toán:
- Giấy nghỉ lương hưởng chế độ BHXH ( do Y tế của trường cấp);
-           Giấy ra viện;
-  Giấy khai sinh của con (nếu nghỉ sinh con);
-  Giấy hưởng chế độ trợ cấp thai sản (nếu nghỉ sinh con), do công đoàn cấp trường cấp.
Tất cả các giấy tờ trên phải nộp cho cán bộ phụ trách BHXH của Phòng Tổ chức - Cán bộ (Phòng TCCB). Sau đó mang giấy hưởng trợ cấp thai sản (trường hợp sinh con) có xác nhận của Phòng TCCB nộp cho kế toán BHXH của Phòng Tài chính- Kế toán (Phòng TC-KT) để làm  thủ tục thanh toán.
2.2.2. Thanh toán tiền học bổng,  trợ cấp xã hội cho sinh viên hệ chính quy
Cán bộ lớp hoặc cá nhân đi lĩnh học bổng cần có những giấy tờ sau:

  • Giấy xác nhận của khoa;
  • Thẻ sinh viên (sinh viên đang học) hoặc chứng minh thư nhân dân (sinh viên đã ra trường);

Nộp giấy tờ trên cho Kế toán học bổng của Phòng TC-KT hoàn tất thủ tục thanh toán.
2.2.3 Thanh toán công tác phí
2.2.3.1. Trường hợp đi công tác trong nước
a)  Các văn bản thực hiện
+ Thông tư số 23/2007/TT-BTT ngày 21/03/2009 quy định về chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan Nhà nước và đơn vị sự nghiệp.
+  Điều 9 quy chế thu chi nội bộ quy định về chế độ công tác phí trong nước của Trường Đại học Kinh tế quốc dân.
b) Tạm ứng công tác phí
- Thời gian
Khi có quyết định được cử đi công tác trưởng đoàn hoặc cán bộ giảng viên phải chuyển hồ sơ xuống Phòng TC-KT trước 02 ngày làm việc để làm thủ tục tạm ứng cho đoàn.
- Hồ sơ tạm ứng
+ Quyết định của Hiệu trưởng cử đi công tác (01 bản gốc);
+ Dự toán chi cho đoàn công tác Mẫu số 01/DT-TCKT (01 bản);
+ Lịch trình công tác;
+ Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không     (đối tượng được thanh toán vé máy bay);
+ Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có).
c) Thanh toán công tác phí
- Thời gian
Trong thời gian 7 ngày kể từ khi đoàn về, trưởng đoàn hoặc người được cử đi công tác phải chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT để làm thủ tục quyết toán cho đoàn.
 -  Hồ sơ thanh toán tạm ứng
 + Quyết định của Hiệu trưởng cử đi công tác (01 bản gốc);
 + Giấy đi đường có dấu đỏ ký duyệt của Trường và xác nhận của cơ quan nơi cán bộ, giáo viên đến công tác;
 + Dự toán cho đoàn công tác Mẫu số 01/DT -TN (01 bản);
 + Quyết toán cho đoàn đi công tác (Mẫu 02/QT-TN) kèm theo hoá đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường... cước hành lý (nếu có). Trường hợp đi công tác mà không có hoá đơn tài chính thì thanh toán bằng mức khoán được quy định tại quy chế thu chi nội bộ;
 + Lịch trình công tác;
 + Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không;
-  Hồ sơ thanh toán trực tiếp
Trường hợp đơn vị cá nhân có quyết định được cử đi công tác không làm thủ tục tạm ứng kinh phí. Trong thời gian 07 ngày kể từ khi đoàn về phải  chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT làm thủ tục thanh toán (hồ sơ thanh toán giống như trường hợp thanh toán tạm ứng) 
2.2.3.2. Trường hợp đi công tác nước ngoài và đoàn nước ngoài vào
a) Các văn bản thực hiện
+ Thông tư số 91/2005/TTBTC ngày 18/10/2005 quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách Nhà nước đài thọ.
+ Quy định về chế độ công tác phí nước ngoài cho cán bộ, giảng viên thuộc các dự  án liên kết đào tạo với nước ngoài.
b) Tạm ứng công tác phí
- Thời gian
 Khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền. Trưởng đoàn hoặc cán bộ, giảng viên được cử đi công tác, học tập phải hoàn thiện thủ tục và chuyển cho Phòng TC-KT trước (07 ngày làm việc) để làm thủ tục tạm ứng với Kho Bạc mua ngoại tệ cho đoàn theo quy định.
- Hồ sơ tạm ứng
+ Quyết định cử đi công tác của cấp có thẩm quyền (01 bản gốc, 01 bản sao);
+ Dự toán chi cho đoàn công tác Mẫu số 03DT-NN (02 bản;
+ Lịch trình công tác;
+ Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không
+ Giấy mời của phía nước ngoài có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có);
+ Đơn xin mua và mang ngoại tệ ra nước ngoài;
c)  Thủ tục thanh toán tạm ứng
 - Thời gian
Trong thời gian 10 ngày kể từ khi đoàn về nước, trưởng đoàn hoặc người được cử đi công tác phải chuyển hồ sơ kèm theo đầy đủ chứng từ cho Phòng TC-KT để làm thủ tục quyết toán.
- Hồ sơ thanh toán tạm ứng.
+ Quyết định cử đi công tác của cấp có thẩm quyền (01 bản gốc);
+ Dự toán chi cho đoàn công tác Mẫu số 03DT-NN (01bản);
+ Quyết toán đoàn ra (02 bản gốc) Mẫu số 04 QT-NN có phê duyệt của Ban giám hiệu;
+ Báo cáo kết quả công tác (01 bản);
+ Lịch trình công tác;
+ Giấy mời của phía nước ngoài có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có);
+ Chứng từ quyết toán gồm:
-Phiếu thu tiền vé máy bay kèm  theo cuống vé hoặc thẻ lên máy bay;
-Các khoản thanh toán theo mức khoán: Tiền ăn và tiêu vặt, tiền ở, thuê phương tiện từ sân bay nhà ga đến nơi ở phải có Giấy đề nghị thanh toán theo mẫu số C37-HD;
-Những khoản không được khoán: Tiền bảo hiểm cho đoàn, tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày, tiền điện thoại, tiền fax, cước hành lý phải có hoá đơn tài chính nhưng không được chi quá mức chi đã được quy định tại Thông tư 91 về chế độ công tác phí ngắn hạn.
d) Quy định chế độ đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc
-  Các văn bản thực hiện
+ Thực hiện theo Thông tư số 57/2007/TT –BTC ngày 11/06/2009 quy định về chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiếp khách trong nước.
+ Quy chế thu chi nội bộ của Trường Đại học kinh tế quốc dân.
- Hồ sơ tạm ứng
+ Thời gian
Đơn vị được phân công tổ chức đón tiếp đoàn phải chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT (trước 01 ngày làm việc) để làm thủ tục tạm ứng kinh phí.
+ Hồ sơ tạm ứng gồm có:
-Thư mời hoặc hoặc kế hoạch làm việc được Ban giám hiệu phê duyệt;
-Dự toán cho đoàn vào  Mẫu số 05DT-DV ( 02 bản gốc);
- Hồ sơ thanh toán
+ Thời gian
Trong thời gian 07 ngày khi đoàn về đơn vị phải làm chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT làm  thủ tục quyết toán.
+ Hồ sơ thanh toán tạm ứng
-Thư mời hoặc kế hoạch làm việc với phía nước ngoài đã được Ban giám hiệu phê duyệt
-Dự toán cho đoàn vào Mẫu số 05DT-DV ( 02 bản gốc)
-Quyết toán cho đoàn vào Mẫu số 06 QT-DV (02 bản gốc). Kèm theo chứng từ,  hoá đơn tài chính liên quan.
-Thanh toán tiền ăn, ở, vé máy bay cho đoàn căn cứ trên nội dung của thư mời (nếu có)
+ Hồ sơ thanh toán trự tiếp
-Trường hợp không tạm ứng kinh phí để đón đoàn thì trong thời hạn trên đơn vị phải chuyển hồ sơ chứng từ liên quan cho Phòng TC-KT để làm thủ tục quyết toán (hồ sơ giống như trường hợp thanh toán tạm ứng)
2.2.4. Chi cho hội nghị, hội thảo
2.2.4.1. Hội thảo tổ chức ngoài Hà Nội
Thanh toán tiền ăn, ở cho GV, CBCNV được Trường cử đi dự hội nghị, hội thảo thủ tục và quy trình được áp dụng như mục 2.2.3.1chế độ công tác phí trong nước.
2.2.4.2. Hội nghị giữa trường với các cơ quan ngoài trường
a) Hồ sơ tạm ứng
-  Quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo (nếu có) hoặc kế hoạch đã được Ban giám hiệu phê duyệt chuyển cho Phòng TC-KT trước (02 ngày làm việc) để làm thủ tục tạm ứng.
- Dự toán tổ chức hội thảo được phê duyệt Mẫu số 07DT-HT (01 bản)
b) Hồ sơ thanh toán tạm ứng
- Quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo (nếu có) hoặc kế hoạch tổ chức đã được BGH phê duyệt;

  • Dự toán tổ chức hội nghị, hội thảo Mẫu số 07DT-HT (01 bản);
  • Quyết toán Mẫu số 08QT -HT tổ chức hội nghị hội thảo được BGH phê duyệt kèm theo hoá đơn chứng từ tài chính hợp lệ (02 bản);

b) Hồ sơ thanh toán trực tiếp
Trường hợp không tạm ứng kinh phí thì hồ sơ thanh toán (quy định như trường hợp thanh toán tạm ứng )
2.2.5. Chi thông tin liên lạc, điện, nước của Trường
2.2.5.1. Thủ tục tạm ứng
a) Thời gian
Sau 02 ngày làm việc đơn vị phụ trách nhận được thông báo sử dụng tiền cước điện thoại, internet, tiền điện, tiền nước của tháng trước. Đơn vị phụ trách chuyển hồ sơ cho phòng TC-KT làm thủ tục tạm ứng để chuyển khoản trả đơn vị cung cấp dịch vụ.
 b) Hồ sơ tạm ứng

  • Biên nhận séc có xác nhận của thủ trưởng đơn vị phụ trách;
  • Bảng kê chi tiết sử dụng cước điện thoại, internet của bưu điện;
  • Thông báo sử dụng điện hàng tháng của điện lực;
  • Thông báo sử dụng nước hàng tháng.

2.2.5.2. Thủ tục thanh toán tạm ứng
a) Thời gian
 Sau 02 ngày nhận được hoá đơn tài chính đơn vị phụ trách phải chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT làm thủ tục thanh tạm ứng số tiền đã chuyển trả đơn vị cung cấp dịch vụ.
b) Hồ sơ thanh toán tạm ứng

  • Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng theo Mẫu số C-33BB;
  • Hoá đơn tài chính của đơn vị cung cấp dịch vụ;

2.2.6. Quy trình mua sắm vật tư, tài sản
2.2.6.1. Quy trình mua sắm tài sản mới
Mua sắm tài sản theo chương trình, dự án được thực hiện theo các quy trình mua sắm đấu thầu của Nhà nước. Mua sắm tài sản lẻ được thực hiện theo quy trình sau:
- Phòng QT-TB tập hợp yêu cầu trang bị của các đơn vị hoặc kế hoạch mua sắm của Trường đã được phê duyệt;
- Phòng QT-TB và tổ thẩm định nhu cầu trang bị của đơn vị và trình BGH phê duyệt;
- Phòng QT-TB lấy báo giá ít nhất của 03 nhà cung cấp, báo giá phải có dấu đỏ của nhà cung cấp, ghi rõ ngày, tháng, năm, chủng loại, nhãn mác, xuất xứ thiết bị;
- Phòng TC-KT thẩm định báo giá và trình BGH duyệt giá và chọn nhà cung cấp;
- Phòng QT-TB soạn hợp đồng mua sắm thiết bị Mẫu số HĐ-01QTTB, Quyết định chỉ định nhà cung cấp (giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên) kiểm tra ký nháy hợp đồng chuyển qua Phòng TC-KT;
- Phòng TC-KT thẩm định điều khoản tài chính trình BGH ký hợp đồng và quyết định chỉ định nhà cung cấp (nếu có);
- Phòng QT-TB thực hiện lắp đặt, tổ chức nghiệm thu kỹ thuật và bàn giao cho đơn vị sử dụng;
+ Thành phần nghiệm thu: Lãnh đạo Phòng QT-TB, Lãnh đạo đơn vị sử dụng, cán bộ kỹ thuật, cán bộ mua sắm của Phòng QT-TB, cán bộ Phòng TC-KT, đại diện đơn vị cung ứng;
+ Nội dung nghiệm thu phải đúng theo hợp đồng đã ký và biên bản nghiệm thu phải ghi đầy đủ các kết quả nghiệm thu và kiến nghị (nếu có);
- Thanh lý hợp đồng chỉ được thực hiện sau khi hoàn thành các bước và các nội dung công việc thực hiện đã nêu ở trên.
2.2.6.2. Hồ sơ tạm ứng
a) Thời gian
Sau khi hợp đồng đã được ký 02 ngày, cán bộ mua sắm Phòng QT-TB làm thủ tục tạm ứng để thực hiện hợp đồng.
b) Hồ sơ tạm ứng hợp đồng
- Biên nhận séc có đầy đủ chữ ký người nhận séc, xác nhận bộ phận, kế toán trưởng, BGH duyệt giá trị tạm ứng quy định trên hợp đồng;
- Giấy đề nghị cấp TSCĐ, thiết bị;
-  Hợp đồng kinh tế (02 bản) gốc;
-  03 báo giá cạnh tranh (01báo giá đã được thẩm định);
-  Quyết định chỉ định nhà cung cấp 02 bản.
c) Hồ sơ quyết toán và thanh lý hợp đồng
- Biên nhận séc có đầy đủ chữ ký người nhận séc, xác nhận bộ phận, kế toán trưởng, BGH duyệt phần giá trị còn lại của hợp đồng;
-  03 Báo giá cạnh tranh;
-  Quyết định chỉ định nhà cung cấp;
-  Biên bản nghiệm thu bàn giao và đưa thiết bị vào sử dụng;
-  Biên bản thanh lý hợp đồng (02 bản) gốc;
-  Giấy bảo hành, chứng nhận xuất xứ hàng nhập khẩu (nếu có)
-  Hoá đơn tài chính.
2.2.7. Quy trình mua sắm vật tư văn phòng phẩm
2.2.7.1. Quy trình thực hiện
Vật tư, văn phòng phẩm được mua theo từng đợt và thực hiện theo quy trình sau:
- Phòng QT-TB tập hợp nhu cầu vật tư, văn phòng phẩm căn cứ vào nhu cầu sử dụng của Trường;
- Phòng QT-TB trình BGH duyệt kế hoạch mua sắm (nếu giá trị trên 2triệu đồng);
- Phòng QT-TB lấy báo giá của ít nhất 03 nhà cung cấp, soạn hợp đồng mua sắm, quyết định chỉ định nhà cung cấp (giá trị từ 20 triệu trở lên) chuyển báo giá và hợp đồng cho Phòng TC-KT;
- Phòng TC-KT thẩm định tài chính và trình BGH ký hợp đồng, quyết định chỉ định nhà cung cấp (nếu có);
- Giao nhận vật tư, văn phòng phẩm
+ Trường hợp xuất ngay không qua kho: Phải tiến hành giao nhận tay 04 ( Phòng QT-TB, Phòng TC-KT, đơn vị sử dụng, đơn vị cung ứng ký biên bản giao nhận vật tư, hàng hoá để làm căn cứ thanh lý hợp đồng;
+ Trường hợp nhập kho: Phòng QT-TB, Phòng TC-KT, đơn vị cung ứng, thủ kho kiểm tra giao nhận và làm thủ tục nhập kho vật tư hàng hoá.
- Quyết toán và thanh lý hợp đồng;
2.2.7.2. Hồ sơ tạm ứng hợp đồng
Sau khi hợp đồng đã được ký (02 ngày làm việc), Phòng QT-TB chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT làm thủ tục tạm ứng thực hiện hợp đồng.
Hồ sơ gồm có:
-  Biên nhận séc có đầy đủ chữ ký người nhận, xác nhận bộ phận, kế toán trưởng, BGH duyệt phần giá trị tạm ứng của hợp đồng;
- Giấy đề nghị cấp vật tư văn phòng phẩm (nếu có)
-  Hợp đồng kinh tế (01 bản) gốc;
-  03 Báo giá cạnh tranh (01 báo giá đã được thẩm định);
-  Quyết định chỉ định nhà cung cấp 02 bản (nếu có).
2.2.7.3. Hồ sơ quyết toán
Sau khi đơn vị cung cấp vật tư hàng hoá đã hoàn thành nghĩa vụ giao nhận vật tư hàng hoá, hợp đồng đã được thanh lý cán bộ Phòng QT-TB làm thủ tục quyết toán hợp đồng.
Hồ sơ gồm có:
-  Biên nhận séc có đầy đủ chữ ký của người nhận séc, xác nhận bộ phận, Kế toán trưởng, BGH duyệt phần giá trị còn lại của hợp đồng;
-  Hợp đồng kinh tế (01 bản) gốc;
-  03 Báo giá cạnh tranh ( 01 báo giá đã được thẩm định);
-  Quyết định chỉ định nhà cung cấp (nếu có);
-  Biên bản nghiệm thu bàn giao và đưa thiết bị vào sử dụng;
-  Biên bản thanh lý hợp đồng (02 bản) gốc;
-  Giấy bảo hành, chứng nhận xuất xứ hàng nhập khẩu (nếu có);
-  Hoá đơn tài chính.
2.2.8. Quy trình sửa chữa thường xuyên TSCĐ
2.2.8.1. Quy trình thực hiện
Phòng QT-TB tổ chức thực hiện trên cơ sở đề nghị của các đơn vị và phê duyệt của BGH. Các trường hợp sửa chữa tài sản cố định phải được cán bộ kỹ thuật kiểm tra, đánh giá mức độ hư hỏng và thực hiện các bước theo quy trình sau đây:
- Phòng QT-TB tập hợp yêu cầu sửa chữa tài sản của đơn vị sử dụng hoặc cán bộ kỹ thuật;
- Phòng QT-TB và Tổ thẩm định xem xét tình hình hư hỏng và trình BGH duyệt giá và kế hoạch sửa chữa (giá trị trên 2 triệu đồng) soạn thảo hợp đồng (giá trị sửa chữa từ 5 triệu đông trở lên), chuyển 03 báo giá và hợp đồng qua Phòng TC-KT.
- Phòng TC-KT thẩm định và  trình BGH duyệt, ký hợp đồng;
- Phòng QT-TB kết hợp với Phòng TC-KT tổ chức nghiệm thu và bàn giao cho đơn vị sử dụng;
- Quyết toán sửa chữa.
2.2.8.2. Hồ sơ tạm ứng
Phòng QT –TB làn thủ tục tạm ứng bằng chuyển khoản (giá trị hợp đồng từ 5 triệu đồng trở lên) hồ sơ bao gồm:
- Biên nhận séc có đầy đủ chữ ký của người nhận séc, xác nhận bộ phận, Kế toán trưởng, BGH duyệt phần giá trị tạm ứng trên hợp đồng;
- Giấy đề nghị sửa chữa máy móc, thiết bị;
-  Hợp đồng kinh tế (01 bản gốc);
-  03 Báo giá cạnh tranh (01 báo giá đã được thẩm định);
-  Quyết định chỉ định nhà cung cấp 01 bản (nếu có);
-  Biên bản kiểm tra kỹ thuật (nếu có)
2.2.8.3. Hồ sơ thanh quyết toán
a) Thanh thanh toán bằng chuyển khoản.
Hồ sơ thanh toán gồm:
- Biên nhận séc có đầy đủ chữ ký của người nhận séc, xác nhận bộ phận, Kế toán trưởng, BGH duyệt phần giá trị còn lại của hợp đồng;
-  Hợp đồng kinh tế (01 bản) gốc;
-  03 Báo giá cạnh tranh;
-  Quyết định chỉ định nhà cung cấp (nếu có)
-  Biên bản nghiệm thu và bàn giao thiết bị;
-  Biên bản thanh lý hợp đồng (02 bản) gốc;
-  Hoá đơn tài chính.
b) Thanh toán bằng tiền mặt

- Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số C37-HD) có đầy đủ chữ ký;
- Giấy đề nghị sửa chữa máy móc thiết bị;
-  03 báo giá cạnh tranh (01 báo giá được thẩm định)
-  Biên bản nghiệm thu và bàn giao và đưa thiết bị (02 bản);
-  Hoá đơn tài chính (01 bản gốc)
2.2.9. Quy trình sửa chữa lớn TSCĐ
2.2.9.1. Quy trình thực hiện
Xây dựng, mua sắm tài sản cố định mới theo chương trình dự án được thực hiện theo các quy định của Luật xây dựng, đấu thầu của Nhà nước. Việc sửa chữa lớn tài sản định được thực hiện trên cơ sở kế hoạch của Trường hoặc đề nghị của các đơn vị sử dụng. Các trường hợp sửa chữa lớn phải được cán bộ kỹ thuật kiểm tra, đánh giá mức độ hư hỏng và thực hiện theo quy trình:
- Phòng QT-TB tập hợp yêu cầu sửa chữa của đơn vị sử dụng hoặc cán bộ kỹ thuật;
       - Tổ thẩm định và Phòng QT-TB khảo sát tình hình hư hỏng thực tế và trình BGH phê duyệt chủ trương;
       - Sau khi được phê duyêt, Phòng QT-TB chọn nhà thầu lập Dự toán (sửa chữa nhà cửa), cán bộ kỹ thuật kiểm tra về mặt kỹ thuật, khối lượng và đơn giá, định mức xây dựng và chuyển cho Phòng TC-KT (06 bản cứng và 01 bản mềm);
       - Phòng TC-KT  thẩm định và trình BGH phê duyệt dự toán
       - Phòng QT-TB thiết bị soạn hợp đồng, quyết định chỉ định nhà thầu chuyển cho Phòng TC-KT trình BGH ký duyệt;
       - Nghiệm thu và lập hồ sơ quyết toán theo quy định của luật xây dựng chuyển cho Phòng TC-KT (06 bản cứng và 01 bản mềm);
       - Phòng TC-KT để thẩm định về mặt tài chính trình BGH duyệt quyết toán và thanh lý hợp đồng và trả lại hồ sơ đơn vị thi công sau 7 ngày làm việc.
2.2.9.2. Hồ sơ tạm ứng
- Biên nhận séc có đầy đủ chữ ký người nhận séc, xác nhận bộ phận, Kế toán trưởng, BGH duyệt phần giá trị tạm ứng trên hợp đồng.
-  06 bộ hồ sơ tạm ứng hợp đồng theo quy định.
2.2.9.3.  Hồ sơ quyết toán và thanh lý hợp đồng
- Biên nhận séc có đầy đủ chữ ký người nhận séc, xác nhận bộ phận, kế toán trưởng, BGH duyệt phần giá trị còn lại của hợp đồng;
-  02 bộ hồ sơ quyết toán và hoàn công theo quy định hiện hành;
- Hoá đơn tài chính (đơn vị thi công phải chuyển trả Phòng TC-KT sau 02 ngày từ khi nhận được tiền để hoàn thiện hồ sơ quyết toán.
2.2.10. Chi hoạt động chuyên môn nghiệp vụ
2.2.10.1. Thanh toán tiền giảng, coi thi, chấm thi, hướng dẫn chuyên đề, đề án cho các hệ VB2
          Chứng từ, giấy đề nghị thanh toán phải có đầy đủ ngày, tháng, năm, chữ ký người đi thanh toán, xác nhận của phòng QL Đào tạo, kế toán trưởng và duyệt chi của BGH. Trong chứng từ thanh toán tiền giảng và coi thi hệ VB2 phải có bảng kê tiền coi thi kèm theo.
2.2.10.2. Thanh toán tiền coi thi, chấm thi của các hệ Chính quy và Tại chức
+ Chứng từ, giấy đề nghị thanh toán chấm thi phải có đầy đủ ngày, tháng, năm, chữ ký của người đi thanh toán, có xác nhận của đơn vị nhận bảng điểm, kế toán trưởng và duyệt chi của BGH.
+ Chứng từ, giấy đề nghị thanh toán coi thi phải có đầy đủ ngày, tháng, năm, chữ ký của người đi thanh toán, xác nhận của Trưởng hoặc phó bộ môn, khoa quản lý, kế toán trưởng và duyệt chi của BGH.
+ Chứng từ, giấy đề nghị thanh toán ra đề thi phải có đầy đủ ngày, tháng, năm, chữ ký của người đi thanh toán, xác nhận của trung tâm khảo thí, kế toán trưởng và duyệt chi của BGH.
2.2.10.3. Thanh toán tiền vào điểm, hồi phách, dọc phách
+ Đối với các học phần do Trường tổ chức, chứng từ, giấy đề nghị thanh toán phải có đầy đủ ngày, tháng, năm, chữ ký của người đi thanh toán, xác nhận của Trung tâm khảo thí, kế toán trưởng và duyệt chi của BGH.
+ Đối với các học phần do Khoa, Bộ môn tổ chức chứng từ, giấy đề nghị thanh toán phải có đầy đủ ngày, tháng, năm, chữ ký của người đi thanh toán, xác nhận Bộ môn, kế toán trưởng và duyệt chi của BGH.
2.2.10.4. Quy trình kê khai và thanh toán tiền giờ giảng
a)  Căn cứ thực hiện
Căn cứ vào Quy chế  “Thu chi nội bộ” Phòng TC-KT hướng dẫn các đơn vị thực hiện kê khai giờ giảng trong năm học làm căn cứ thanh toán tiền giảng vượt giờ và thanh toán lương tăng thêm hàng tháng cho giảng viên.
b)  Phạm vi kê khai và đối tượng
Tất cả cán bộ, giảng viên tham gia công tác giảng dạy phải lấy giấy xác nhận giờ giảng theo Mẫu số M55-XNKLGD đối với tất cả các hệ đào tạo.
c) Định mức thanh toán (giờ giảng nghĩa vụ)
-  Định mức thanh toán (ĐMTT) của giảng viên (GV) được quy định tại phụ lục 4 của Quy chế thu chi nội bộ”.
-  Các trường hợp đặc biệt ĐMTT được xác định như sau:
+ Trong năm học, GV có thay đổi về bậc lương khi đó ĐMTT được xác định theo hệ số bậc lương tương ứng của tháng đó và ĐMTT của năm học là tổng cộng ĐMTT xác định theo tháng;
+ ĐMTT được xác định theo số tháng thực làm việc trong năm học đối với các trường hợp sau: Nữ GV nghỉ chế độ thai sản; GV nghỉ hưu trong năm học; GV đi công tác ngắn hạn nước ngoài; công tác biệt phái ngắn hạn; trong thời gian đi học mà không được hưởng lương tăng thêm; đi công tác; chuyển đổi từ cán bộ hành chính sang khoa, bộ môn để làm công tác giảng dạy và ngược lại;
+ GV được miễn giảm định mức theo quyết định của Hiệu trưởng (khi nộp bản kê khai khối lượng phải kèm theo bản chính miễn giảm ĐMTT của Hiệu trưởng).
d) Trách nhiệm của các đơn vị liên quan
- Trưởng bộ môn chuyên môn có trách nhiệm xác nhận vào giấy xác nhận khói lượng giảng dạy và hướng dẫn thực tập theo mẫu M55-XNKLGD để làm thủ tục thanh toán.
- Phòng Quản lý đào tạo kiểm tra, xác nhận khối lượng giảng dạy, xác nhận số lượng lớp, môn của hệ chính quy;
- Khoa đại học tại chức kiểm tra, xác nhận khối lượng giảng dạy, xác nhận số lượng lớp/ môn của hệ tại chức;
- Viện Sau đại học kiểm tra, xác nhận khối lượng giảng dạy của hệ Sau đại học;
- Phòng TC-KT sau khi nhận được bản xác nhận khối lượng giảng dạy và hướng dẫn thực tập của các đơn vị trong và ngoài trường. Chịu trách nhiệm kiểm tra, tính toán số tiền và chi trả kịp thời tiền giảng vượt giờ, tiền lương tăng thêm (thanh toán vào lương hàng tháng - chuyển khoản). Quyết toán tiền phụ cấp quản lý cho lãnh đạo khoa và bộ môn (thanh toán tiền mặt vào cuối năm học);
- Phòng TC-KT quyết toán tiền giảng dạy, lương 2 và các khoản có liên quan vào tháng 07, 08 hàng năm.
2.2.10.5. Thanh toán các khoản phí, lệ phí
a) Phí lệ phí tuyển sinh
+ Đơn vị phụ trách công tác tuyển sinh phải lập Dự toán thu - chi cho công tác tuyển sinh (theo quy chế thu chi nội bộ) chuyển cho Phòng TC-KT kiểm tra các định mức và trình BHG phê duyệt.
+ Đơn vị làm thủ tục tạm ứng kinh phí;
+ Sau khi có giấy báo nhập trường của sinh viên, học viên đơn vị phải lập quyết toán theo đúng định mức của dự toán đã được duyệt. Trường hợp phát sinh tăng so với dự toán đơn vị phải trình BGH phê duyệt phần phát sinh tăng.
b) Lệ phí thi tốt nghiệp
Quy trình lập dự toán, tạm ứng, quyết toán kinh phí giống như mục 2.2.10.5  mục lệ phí tuyển sinh.
2.2.10.6. Thanh toán tiền học lại, thi lại các hệ; văn bằng 2, tại chức, chính quy
- Cán bộ, giáo viên nộp bảng điểm tại đơn vị quản lý theo hệ đào tạo; Phòng QLĐT (hệ VB2, hệ chính quy), Khoa tại chức (hệ  tại chức)
- Lấy giấy đề nghị thanh toán tiền học lại, thi lại theo mẫu số C40SN
- Nộp giấy đề nghị thanh toán cho Phòng TC –KT làm thủ tục thanh toán.
2.2.10.7. Thanh toán tiền công ngoài giờ
 - Do đặc thù và tính chất công việc mà đơn vị phải làm ngoài giờ. Thủ tục thanh toán tiền công làm ngoài giờ gồm:
+ Giấy đề nghị thanh mẫu C37-HD;
+ Bảng chấm công mẫu số làm thêm giờ mẫu C01b-HD có xác nhận bộ phận, Phòng Tổ chức cán bộ.
2.2.10.8. Thuê mướn lao động bên ngoài
Các đơn vị có sử dụng kinh phí của Trường cho các hoạt động. Do tính chất công việc mà đơn vị phải thuê lao động theo vụ việc hoặc lao động có xác định thời hạn, đơn vị phải báo cáo với Phòng Tổ chức cán bộ trước khi ký hợp đồng (trừ các đơn vị có thu và tự chủ về tài chính theo quy chế riêng) thì đơn vị mới được thanh toán tiền công cho người lao động. Trường hợp thuê theo vụ việc phát sinh thủ tục thanh toán gồm:
+ Hợp đồng giao khoán công việc (01 bản) gốc;
+ Biên bản thanh lý hợp đồng khoán việc;
+ Bảng thanh toán lao động thuê ngoài (đơn vị khấu trừ 10% thuế TNCN đối với những khoản thu nhập phát sinh từ 500nghìn đông trở lên).
2.2.10.9. Chi tiếp khách
Thực hiện theo chương trình và kế hoạch đã được BGH phê duyệt. Những trường hợp khác phải báo cáo BGH.
Chứng từ thanh toán phải ghi rõ nội dung tiếp khách, sau 05 ngày làm việc đơn vị hoặc cá nhân phải làm thủ tục thanh toán khoản chi trên.
2.3. Phần chi không thường xuyên
2.3.1. Nghiên cứu khoa học cấp Bộ
2.3.1.1. Các biểu mẫu quản lý đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ
- Mẫu 1.1 Phiếu đề xuất đề tài khoa học và công nghệ;
- Mẫu 1.2 Thuyết minh đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ;
- Mẫu 1.3 Phiếu bổ sung thuyết minh đề tài khoa học và công nghệ;
- Mẫu 1.4 Phiếu đánh giá thuyết minh đề tài khoa học và công nghệ;
- Mẫu 1.5 Biên bản họp Hội đồng tuyển chon đề tài khoa học và công nghê;
- Mẫu 1.6 Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ trọng điểm
- Mẫu 1.7 Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài khoa học và công nghệ;
- Mẫu 1.8 Báo cáo triển khai thực hiện đề tài cấp Bộ;
- Mẫu 1.9 Biên bản kiểm tra thực hiện đề tài khoa học cấp Bộ;
-  Mẫu 1.10 Tóm tắt kết quả nghiên cứu đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ bằng tiếng Anh;
- Mẫu 1.12 Phiếu đánh giá nghiệm thu cấp cơ sở đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ;
- Mẫu 1.13 Biên bản họp Hội đồng đánh giá nghiệm thu cấp cơ sở của đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ;
- Mẫu 1.14 Phiếu đánh giá nghiệm thu cấp Bộ đề tài khoa học công nghệ cấp Bộ;
-  Mẫu 1.15 Biên bản họp Hội đồng đánh giá nghiệm thu cấp Bộ đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ.
2.3.1.2. Tổ chức triển khai thực hiện đề tài cấp Bộ
a) Tổ chức ký Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài khoa học và công nghệ với  chủ nhiệm các đề tài theo danh mục đã được phê duyệt (Mẫu 1.7HĐ-ĐT).
b) Tạm ứng kinh phí thực hiện
- Hồ sơ tạm ứng lần 1;
  Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài đã được ký với chủ nhiệm đề tài. Phòng Quản lýb Khoa học (Phòng KH) hoặc chủ nhiệm đề tài chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT làm thủ tục tạm ứng với kho Bạc (giá trị tạm ứng đợt 1 là 50% giá trị hợp đồng hồ sơ gồm  có:
+ Thuyết minh đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ 02 bản Mẫu 1.2 TM;
+ Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài khoa học cấp bộ 02 bản Mẫu 1.7;
+ Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài khoa học cấp bộ 02 bản Mẫu 1.7B (giữa chủ nhiệm đề tài với các thành viên tham gia đề tài theo dự toán kinh phí đề tài đã được duyệt).
- Kiểm tra thực hiện đề tài khoa học cấp Bộ
  Kiểm tra thực hiện đề tài khoa học và công nghệ được tiến hành định kỳ vào tháng 09 hàng năm.
+ Thành phần kiểm tra gồm: BGH, Phòng QLKH, Phòng TC-KT
+ Nội dung kiểm tra tiến độ thực hiện: Phòng QLKH kiểm tra xác nhận nội dung nghiên cứu,  nội dung các công việc và sản phẩm hoàn thành trong kỳ.
 Phòng TC-KT kiểm tra việc sử dụng kinh phí của đề tài so với thuyết minh  đề tài và Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài và xác nhận kinh phí cho những nội dung sản phẩm đã hoàn thành.
Trên cơ sở kiểm tra đề xuất BHG có ý kiến về việc triển khai đề tài và đề nghị cho tạm ứng tiếp kinh phí đợt 2 hoặc đủ thủ tục quyết toán kinh phí cho đề tài.
- Tạm ứng lần 2 hoặc Quyết toán kinh phí đề tài
Căn cứ vào Bảng xác nhận của Phòng QLKH về nội dung sản phẩm hoàn thành, Bảng xác nhận kinh phí của Phòng TC-KT và những nội dung công việc đang triển khai mà đề xuất BGH tạm ứng tiếp kinh phí cho chủ nhiệm đề tài thực hiện.
+ Tạm ứng lần 2 (đối đề tài chuyển tiếp)
Bảng xác nhận các nội dung công việc và sản phẩm đã hoàn thành ;
Bảng xác nhận kinh phí cho các nội dung sản phẩm hoàn thành;
+ Quyết toán đề tài
         Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài  cấp bộ 02 bản Mẫu 1.7;
         Biên bản nghiệm thu và thanh lý (02 bản);
         Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài cấp bộ 02 bản Mẫu 1.7B;
         Biên bản nghiệm thu và thanh lý (02 bản);