Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán tại trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Ngày đăng: 22/08/2011 15:10:3

QUY TRÌNH THANH TOÁN TẠI  TRƯỜNG  ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

(Kèm theo QĐ số……./QĐ-ĐHKTQD ngày…. tháng …. năm 2010)

 

PHẦN I

HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

1.1. Quy định chung
1.1.1. Nội dung và mẫu chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Thủ tướng chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định khác trong chế độ này.
1.1.2. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm:
- Chứng từ kế toán chung cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, bao gồm 04 chỉ tiêu:
+ Chỉ tiêu lao động tiền lương;
+ Chỉ tiêu vật tư;
+ Chỉ tiêu tiền tệ;
+ Chỉ tiêu TSCĐ.
- Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác (các mẫu và hướng dẫn phương pháp lập từng chứng từ được áp dụng theo quy định các văn bản pháp luật khác).
- Tất cả các khoản thu, kể cả các khoản do đơn vị được uỷ nhiệm thu phải sử dụng chứng từ thu hợp pháp do Nhà trường phát hành.
1.1.3. Lập chứng từ kế toán
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt.
- Số tiền bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền bằng số.
- Chứng từ phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo nội dung bằng máy tính hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên, chứng từ có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau.
- Chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán.
1.1.4. Ký chứng từ kế toán
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán phải ký bằng bút bi hoặc bút mực không được ký bằng bút đỏ, bút chì hoặc dấu khắc sẵn chữ ký.
Kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền không được ký ‘’thừa uỷ quyền’’ của thủ trưởng đơn vị. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền cho người khác.
1.1.5. Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt
Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải dịch ra tiếng Việt. Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra  tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
1.1.6. Sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế toán
Tất cả các đơn vị đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
 1.1.7. Trình tự luân chuyển và kiểm tra ký chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị trực thuộc Trường hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào Phòng Phòng TC-KT  của Trường. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ đó mới làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
Phòng TC-KT tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán từ các đơn vị và bên ngoài chuyển đến.
a) Kế toán viên: Tiếp nhận chứng từ kế toán (liên quan đến nhiệm vụ và công việc đã phân công) kiểm tra chứng từ  kế toán theo trình tự như sau:
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán. Đối chiếu chứng từ kế toán với các số liệu khác liên quan;
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
(Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, không đúng mẫu, chế độ, các quy định về quản lý tài chính, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại đơn vị thanh toán, người đến thanh toán).
Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán viên phải ký nháy và chuyển cho kế toán trưởng.
b)  Kế toán trưởng: Kiểm tra và ký chứng từ kế toán.
c)  Trình Ban giám hiệu ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ.
1. Danh mục và mẫu chứng từ kế toán

TT

Tên chứng từ

Số hiệu

Loại chứng từ kế toán

BB

HD

I

Chỉ tiêu lao động tiền lương

 

 

 

1

 Bảng chấm công

C01a - HD

 

X

2

 Bảng chấm công làm thêm giờ

C01b - HD

 

X

3

 Giấy báo làm thêm giờ

C01c - HD

 

X

4

 Giấy đi đường

C06 - HD

 

X

5

 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

C07 - HD

 

X

6

Hợp đồng giao khoán công việc sản phẩm

C08 - HD

 

X

7

Bảng thanh toán tiền thuê ngoài

C09 - HD

 

X

8

Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán

C10 - HD

 

X

9

Bảng kê thanh toán tiền công tác phí

C12 - HD

 

X

 

 

 

 

 

II

Chỉ tiêu vật tư

 

 

 

1

Phiếu nhập kho

C20 - HD

 

X

2

Phiếu xuất kho

C21 - HD

 

X

3

Giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ

C22 - HD

 

X

4

Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm

C25 - HD

 

X

III

Chỉ tiêu tiền tệ

 

 

X

1

Phiếu thu

C30 - BB

X

 

2

Phiếu chi

C31 - BB

X

X

3

Giấy đề nghị tạm ứng

C32 - HD

 

 

4

Giấy thanh toán tạm ứng

C33 - BB

X

 

5

Biên bản kiểm quỹ (dùng cho VNĐ)

C34 - HD

 

X

6

Giấy đề nghị thanh toán

C37 - HD

 

X

7

Giấy đề nghị thanh toán cho nhiều người

C37 - HD

 

X

8

Biên lai thu tiền

C38 - BB

x

 

9

Bảng kê chi tiền cho người tham gia hội thảo, tập huấn

C40a - HD

 

X

10

Bảng kê chi tiền cho người tham gia hội thảo, tập huấn

C40b - HD

 

X

11

Bảng thanh toán học bổng sinh viên

C03 - HD

 

 

12

Bảng thanh toán tiền khen thưởng

C04 - HD

 

 

13

Bảng tổng hợp chi tiền

KTQD

 

 

14

Biên nhận séc

KTQD

 

 

15

Giấy biên nhận tiền

KTQD

 

 

16

Giấy đề nghị thanh toán coi thi

C37 - HD

 

 

17

Giấy xác nhận khối lượng giảng dạy và hướng dẫn thực tập

M55-XNKLGD

 

 

 

 

 

 

 

IV

Chỉ tiêu tài sản cố định

 

 

 

1

Biên bản giao nhận TSCĐ

C50 - HD

 

X

2

Biên bản thanh lý TSCĐ

C51 - HD

 

X

3

Biên bản đánh giá lại TSCĐ

C52 - HD

 

X

4

Biên bản kiểm kê TSCĐ

C53 - HD

 

X

5

Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

C54 - HD

 

X

 

 

 

 

 

V

Các mẫu dự toán

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ghi chú:
- BB Mẫu bắt buộc
- HD Mẫu hướng dẫn